Uma boa parte dos contribuintes tem um grande receio de receber uma fiscalização em sua empresa. Falo isso pela experiência que eu tenho com os meus clientes, mesmo que ele saiba que tem um contador de confiança e uma consultoria tributária, o fato de ser fiscalizado traz receio e uma enorme insegurança aos contribuintes.
E se eu não atuasse na área certamente também ficaria em uma saia justa. E o motivo é muito lógico, a legislação tributária no Brasil é bem complexa, e abrange uma série de possibilidades a depender do regime tributário do cliente, ramo de atividade, Estado e Município de sua localização e por aí vai.... há uma série de exigências e o contribuinte acaba ficando confuso se de fato está recolhendo os tributos da forma correta.
No entanto, o procedimento fiscalizatório também tem que cumprir uma série de exigências para ser válido, não é possível e nem aceitável que o fiscal passe pela calçada de uma empresa e decida que naquele momento irá fiscalizar a empresa.
Óbvio que o exemplo acima é meramente ilustrativo, até porque embora ainda existam fiscalizações presenciais, a depender do objeto da fiscalização, hoje já temos muitas fiscalizações virtuais.
Porém o fato é que para haver a fiscalização em determinada empresa, é imprescindível que tenha uma Ordem de Serviço (o termo pode mudar a depender do ente tributante que está realizando o procedimento) que deverá conter um termo de início informando os tributos objeto da fiscalização e o período abrangido.
Nesta mesma Ordem de Serviço será necessário dar um prazo razoável para que o contribuinte apresente os documentos solicitados e será encerrado após a entrega dos documentos, culminando o encerramento do procedimento ou a lavratura de um auto de infração.
Muita coisa, não é mesmo? Por isso a importância de um advogado assim que a Ordem de Serviço for disponibilizada no Domicílio Eletrônico do Contribuinte (no caso virtual), ou mesmo quando da apresentação do fiscal na sede da empresa. O advogado saberá conduzir da melhor maneira, observando todos os requisitos deste procedimento administrativo e até mesmo questionar o porquê da apresentação de documentos que não tenham ligação com o objeto da investigação.
Embora possa parecer injusto, o procedimento administrativo de fiscalização não permite ao contribuinte uma defesa, isso porque é apenas um procedimento de investigação que se concretizará sem ou com a lavratura do auto de infração.
E se for lavrado o auto de infração? Caso o fiscal não receba a documentação solicitada, se a documentação for insuficiente ou se houver outros indícios de infração o fiscal lavrará o auto de infração. Mas isso não significa dizer que o contribuinte perdeu, até porque como comentei acima, não houve possibilidade de defesa do contribuinte.
Então é agora, a partir da lavratura do auto de infração é que começará a fase de defesa. Quando o assunto é defesa existem várias estratégias a serem adotadas, alguns colegas advogados preferem ingressar direto na esfera judicial, eu acredito que a esfera administrativa seja a melhor saída, a não ser em casos excepcionais.
Existem diversos fatores que eu considero a defesa administrativa mais eficaz, primeiro porque suspende a exigibilidade do crédito tributário, ou seja, durante a fase de questionamento do auto de infração o débito com o fisco fica suspenso, permitindo assim que o contribuinte consiga uma certidão positiva com efeito negativo para fins de licitação por exemplo.
Não há também cobrança de honorários sucumbenciais e custas processuais, uma vez que o processo administrativo for favorável ao contribuinte o ente tributário não pode recorrer ao judiciário
E ainda, usando o ensinamento de um dos meus professores de pós-graduação, ele dizia que preferia muito mais discutir na forma administrativa pois os julgadores possuem conhecimento técnico da matéria, e sinceramente, analisando na prática concordo com ele.
Fora esses pontos elencados acima, se o contribuinte decidir ingressar diretamente na esfera judicial, é possível que ele esteja renunciando às esferas administrativas, trago aqui a Súmula 1ª do CARF: “Importa renúncia às instâncias administrativas a propositura pelo sujeito passivo de ação judicial por qualquer modalidade processual, antes ou depois do lançamento de ofício, com o mesmo objeto do processo administrativo, sendo cabível apenas a apreciação, pelo órgão de julgamento administrativo, de matéria distinta da constante do processo judicial.”.
Mas e se depois de ingressar com um processo administrativo, não tiver uma decisão favorável ao contribuinte? Ao contrário do ente tributante o contribuinte pode ingressar na esfera judicial depois de esgotada a esfera administrativa, seja através de uma ação anulatória ou em embargos à execução fiscal, por exemplo.
Ou seja, restou claro que qualquer empresa pode sofrer procedimentos administrativos de fiscalização, esse procedimento desde que cumprido os requisitos legais é absolutamente normal, embora possa ser preocupante para o contribuinte. Analisar os aspectos formais deste procedimento é dever do advogado, aqui elenquei os de maior importância, mas existem outros que são princípios que devem conter em todo ato administrativo.
Se houver nulidades no procedimento administrativo e isso for verificado no momento exato (no exato momento da fiscalização), esta poderá se encerrar por ali mesmo, veja a importância de um advogado tributarista.
A lavratura de um auto de infração fiscal é o que inicia o momento de defesa do contribuinte, ter um contador sério e um advogado experiente, que conheça a empresa e que principalmente tenha visão estratégica é o que fará a diferença no processo, seja ele administrativo ou judicial.
Importante ressaltar também que existe um prazo a ser cumprido para a defesa administrativa, caso ele não se cumpra poderá não ser caracterizada a impugnação, não instaura a fase litigiosa do procedimento, não suspende a exigibilidade do crédito, não comporta julgamento de primeira instância, ou seja, a tempestividade é de extrema importância.
Embora complexo, o procedimento fiscalizatório bem acompanhado não traz prejuízo a empresa fiscalizada, e contando com um advogado tributarista que possa acompanhar o procedimento desde o início, certamente dará uma boa base de defesa, além de claro, conseguir criar estratégias para a empresa manter suas atividades em pleno funcionamento e com uma reputação inquestionável no mercado.